Gestión de Proyectos
Project Management
Módulo que facilita el control y seguimiento de cualquier actividad desarrollada por el centro (proyecto de investigación, curso, congreso, estudio clínico, etc.). Además de permitir una catalogación de dichas actividades por múltiples criterios, ofrece al gestor la posibilidad de gestionar los diferentes recursos que se les pueden asignar (presupuesto, documentación, infraestructuras, equipo de trabajo, contratos vinculados).
También le permitirá definir una planificación en base a tareas y workflows. Asimismo, cuenta con una plataforma web con acceso securizado para el personal de proyecto, a través de la cual consultar la información y avance del proyecto.
- Control y Seguimiento de Proyectos.
- Registro de datos básicos de proyectos para su identificación y catalogación (fechas, tipologías, etc.).
- Definición de los equipos de trabajo y tipología de aportación.
- Stakeholders, roles de cada uno de ellos y personas de contacto.
- Registro de los contratos y acuerdos formalizados.
- Gestión de las infraestructuras (registro de elementos, visitas técnicas, incidencias, etc.).
- Gestión documental integrada.
- Presupuestos plurianuales de gastos e ingresos.
- Consultas de ejecución de presupuesto en base a múltiples criterios: proyectos, partidas, unidades….
- Traspaso de remanentes automatizado entre ejercicios.
- Trazabilidad de las modificaciones de partida, traspasos entre proyectos, etc.
- Definición de plantillas genéricas para importación en los proyectos.
- Vinculación de formularios a tareas para su cumplimentación vía web.
- Bandeja con tareas pendientes del usuario y de la organización.
- Posibilidad de imputar tiempos a tareas.
- Seguimiento y cumplimentación de tareas a través de la Intranet y dispositivos móviles.
Registro de partes de actividad y tiempo.
Vinculación de Partes a proyectos, acuerdos y tareas.
Valoración de los partes en base a tarifas.
- Intranet para investigadores o directores de proyecto. Acceso securizado configurable por los gestores del centro.
- Consulta de información de los proyectos accesibles (datos generales, presupuestos, documentación, planificación, etc.).
- Consulta de tareas y partes de tiempo realizado.
- Herramienta integrada en la Suite de Fundanet.
- Reportes e informes configurables generados en MS Excel y Word.
- Posibilidad de integración con otras aplicaciones.
Financials
Módulo integrado con Project Management, que permite llevar de forma integrada la contabilidad presupuestaria, general y analítica. Permite llevar un registro de cualquier gasto e ingreso del centro, con un tratamiento específico para las subvenciones y otras ayudas recibidas (asientos automáticos de concesión, traspaso y aplicación a resultados, generación de formatos de justificación económica para financiadores, etc.). Asimismo, permite llevar a cabo un seguimiento del estado de la tesorería, generar los modelos información para la AEAT y comunicar con el S.I.I.
- Registro único de gastos e ingresos, múltiples outputs (contabilidad, impuestos, justificaciones)
- Trazabilidad completa de gasto/ingreso (documentación, cobros/pagos, liquidaciones de impuestos, financiación, asiento contable)
- Manejo de diferentes tipos de Prorrata de IVA
- Generación de impuestos (IVA, IRPF) y declaraciones informativas (347, 349). Comunicación al S.I.I.
- Registro de las ayudas externas (solicitadas, concedidas o denegadas)
- Generación automática de los Gastos Elegibles. Control de importes y conceptos financiados.
- Automatización de movimientos presupuestarios y contables de overheads
- Formatos de justificación para financiadores (MINECO, ISCIII, etc.)
- Portal web para la recepción de donaciones (conexión con TPV)
- Gestión descentralizada de las compras.
- Adaptado a la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público.
- Creación de solicitudes de compra y operaciones sobre los actuales (envío al proveedor, recepciones).
- Configuración de flujos para cada compra y autorizaciones.
- Visor global e contratación (propuesta de compra, pedido, albarán, factura recibida, pagos).
- Generación automática de derechos de cobro y obligaciones de pago.
- Generación de ficheros de transferencia (SEPA)
- Generación de PMP según Real Decreto 1040/2017
- Avisos de cobros y comunicaciones de pago
- Conciliación bancaria. Ficheros Q43. Punteo automático de movimientos.
- Gestión de la morosidad
- Adaptado al Plan General de Contabilidad para ESFL (adaptación sectorial 2013).
- Contabilidad presupuestaria, general y analítica integradas.
- Asientos automatizados de las ayudas (concesión, traspasos de largo plazo a corto, traspaso a resultados)
- Generación de cuadros CIMCA
- Herramienta integrada en la Suite de Fundanet.
- Informes configurables generados en MS Excel y Word.
- Posibilidad de integración con herramientas de BI y con otras aplicaciones.
TSM TimeSheet Management
Módulo para la Gestión específica de los proyectos que requieran de la justificación de los tiempos de dedicación del personal participante en los mismos, como es el caso de los proyectos europeos. Permite al gestor generar de forma automática el TimeSheet mensual y anual planificado para cada Investigador, así como los formatos estandarizados para presentar a las auditorías. Asimismo, permite llevar a cabo la gestión financiera de dichos TimeSheet de forma integrada con Fundanet Financials.
- Información General de cada Proyecto
- Personal participante en el proyecto: Investigador Principal, Colaboradores, etc
- Identificación de Work Packages y sus Tasks
- Asignación de los Investigadores a las Tasks del proyecto, planificando duración de participación y número de horas previstas.
- Validaciones en fechas y horas para evitar posibles errores del usuario.
- Definición Calendario Laboral.
- Establecimiento de horas de trabajo diarias (por día de la semana y periodo).
- Plantillas de Actividades Periódicas (Docencia, Asistencial,…).
- Carga Automática de Coste/Hora.
- Carga Automática de Horas Anuales.
- Facilidad en la generación los partes de trabajo planificados de los investigadores.
- Generación automática de partes de actividades periódicas desde plantilla y permisos.
- Generación Automática de Time Sheet Mensual del Investigador: EU Projects (WP, Tasks), Non-EC Projects, Teaching, Administration, Training, Others, Absences.
- Informe de control para gestores: Horas incurridas/Horas planificadas
- Cálculo automático del Person Month por proyecto y Work Package
- Resumen de Proyecto: Planificado y Real (horas, PM, Coste)
- Control de la carga de trabajo de cada investigador
- Aplicación Web para los Investigadores: Gestión de partes y cierre de cada mensualidad.
- Vinculación con el Módulo de RRHH – Carga automática de Permisos.
- Vinculación con el Módulo de Viajes y Dietas – Visualización de viajes realizados.
- Validación Web de los Investigadores Principales (resumen de tiempos y visualización de TSM mensual).
Human Resources
Módulo que integra todas las funcionalidades necesarias para gestionar fácilmente el personal de la organización. Cuenta con una intranet de personal, a través de la cual realizar consulta on-line de nóminas y otros documentos de interés, solicitar vacaciones o autorizar vacaciones de personal del equipo. Además, pone a disposición del gestor de RRHH una bandeja para la realización de las diferentes operaciones relacionadas con el personal (altas, bajas, cálculo del EJC, etc.)
- Bandeja Integrada de gestión desde un único lugar
- Creación rápida del empleado: asistente para la introducción de la información
- Envíos de correo masivos al personal
- Cálculo Automático Personal en EJC
- Gestión documental relativa al personal e incorporación masiva de documentos
- Creación del contrato laboral y sus renovaciones.
- Calendario Laboral Personal: visualización de días de contrato, de vacaciones y ausencias, de viajes,…
- Vacaciones y Ausencias y Resumen de estado en días/horas
- Gestión de sus Viajes
- Revisión de Procesos y tareas de empleado. Reasignación sencilla
- Facilidad en la baja a un Empleado en todos sus elementos.
- Rapidez en la ampliación de un Empleado en todos sus elementos
- Validación de fechas asignadas en los elementos activos del Empleado
- Catalogación de los permisos gestionados en la entidad.
- Personalizaciones: solicitable vía web, número máx de días, tipo de cómputo
- Cálculo automático días de vacaciones según contrato
- Definición de procedimientos de autorización y comunicaciones
- Calendario laboral personal
- Documentos personales: contrato, certificado retenciones y nóminas
- Acceso a documentos de interés de la organización
- Resumen de permisos: días consumidos, disponibles y en proceso de autorización
- Solicitud de permisos con control automático de días disponibles
- Comunicación por e-mail de los permisos autorizados
- Calendario del equipo a autorizar y su resumen de permisos disponible para el manager
Reclutamiento
Herramienta que permite registrar y hacer seguimiento de todos los procesos de contratación de la organización, cumpliendo con las exigencias de los organismos públicos en cuanto a transparencia y trazabilidad en las distintas fases de su actividad. Vinculado al módulo de Recursos Humanos, se centra en el proceso previo de alta o renovación del personal, desde la solicitud de contratación o renovación, pasando por las diferentes etapas como la publicación de la convocatoria pública de empleo, hasta la evaluación y selección de candidatos.
- Parametrización de diferentes posiciones laborales
- Distintos flujos de aprobación o de evaluación
- Definición de procesos internos: Bienvenida, incorporación, salida, etc.
- Registro de solicitudes via web o desde la aplicación
- Selección simplificada en base a perfiles
- Proceso de aprobación de peticiones
- Publicación automática en la web corporativa
- Control en la recepción de solicitudes
- Gestión de la documentación requerida
- Posibilidad de añadir “Killer Questions”
- Trazabilidad completa de solicitudes presentadas
- Acorde a la normativa para la obtención del sello HRS4R (Human Resources Strategy For Research)
- Asignación de uno o varios evaluadores
- Envío de subsanaciones online
- Diferentes estados de la solicitud
- Evaluaciones cuantitativas o cualitativas en base a plantillas
- Comunicaciones a candidatos
Viajes y Dietas
Herramienta enfocada a la gestión del ciclo de vida de un viaje, desde el registro de éste hasta la gestión de las solicitudes de reembolso de los gastos menores derivados del mismo.
Posibilidad de definir flujos de autorización, tanto para la realización del viaje como para el reembolso de los gastos.
- Información Básica del viaje (Destino, Fechas, Tipo de Viaje,…)
- Posibilidad de registro de información sobre Evento/Congreso, Itinerario y Alojamiento.
- Definición de Proyectos financiadores del viaje con su porcentaje.
- Provisión de importe necesario para su realización.
- Información Económica completa del viaje (Facturas vinculadas, Otros Gastos…).
- Gestión documental para la presentación de presupuestos, programa congreso,…
- Registro sencillo de los Gastos generados en un viaje.
- Definición de Gastos según el tipo de Naturaleza del mismo.
- Control del gasto según tarifas predefinidas.
- Gestión documental para la presentación de Tickets, justificante asistencia,…
- Generación de Gasto sin Factura en Fundanet Financials.
- Reducción de carga administrativa.
- Establecimiento de Tarifas por Anualidad / Tipo de Gasto / País / Financiador.
- Workflows de autorización de Viajes y Solicitudes de Reembolso.
- Notificaciones por email a las partes interesadas.
- Control de disponible en proyectos financiadores del viaje.
- Bandeja de Gestión de Viajes. Búsquedas sencillas por persona, estado,…
- Gestión de Solicitudes de Reembolso. Visualización por gasto generado y/o pagado.
- Generación Formatos estandarizados de justificación (ISCIII, MINECO,…).
- Realización de Solicitud de Viaje junto con su proceso de aprobación.
- Duplicación de Viaje que se produce periódicamente.
- Solicitud de Reembolso de gastos generados durante el viaje según tarifas preestablecidas.
- Gestión documental sobre el Viaje y sus Gastos (Presupuesto, tickects, justificantes,…).
- Revisión y aprobaciones de solicitudes por responsable según flujo configurado.
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