El creciente auge por la facturación electrónica a lo largo de los últimos años ha impulsado a Fundaciones y Centros de Investigación a promover acciones que faciliten la integración y adaptación al cambio. En virtud de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de facturas electrónicas y creación del registro contable de facturas, se promueve la obligación que contraen las Administraciones Públicas a operar bajo este proceso. Teniendo en cuenta que el número de facturas electrónicas procesadas en nuestro país en el último año aumentó más de un 13%, según el informe Seres 2019, se podría intuir la inclusión del sector privado, asentando cada vez más estas prácticas en el día a día.
Es importante saber que una factura electrónica, ante todo, es una factura, es decir, posee los mismos efectos legales que una factura en papel, aunque se expide y recibe en formato electrónico. Esta equivalencia legal se regula mediante el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, donde se establecen las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel, como electrónicas.
Los beneficios intrínsecos de dicha automatización son evidentes, no solo acortan los ciclos de facturación y minimizan los errores humanos, sino que eliminan los costes de impresión o envió postal, contribuyendo al ahorro energético, el respeto medioambiental y la correspondiente sostenibilidad.
El aprovechamiento al máximo de este proceso solamente sería posible con la utilización de un software de gestión que permita canalizar todas estas ventajas. En este sentido cabe destacar el papel que desempeña la herramienta de Gestión de la Financiación de Fundanet Financials, actuando como nexo entre los distintos puntos de entrada de las facturas( actualmente FACe Y GeFACT) y las Fundaciones y Centros de Investigación.
La inminente implementación de las comunicaciones bidireccionales de Fundanet con los distintos puntos de entrada permitirá facilitar la tarea de recoger las facturas recibidas, solicitudes de anulación y anexos, así como tramitar la comunicación de los distintos estados por los que pasa. Como resultado de dicha recogida de facturas se registrará una nueva entidad en el Registro Contable de Facturas (RCF). A partir de la información del RCF se permitirá la revisión de los datos de cada factura, su rechazo o conformidad y la aportación de los datos adicionales necesarios para permitir la creación automática de las facturas en Fundanet. Estas funcionalidades ayudarán a los gestores de las Fundaciones y Centros de investigación, usuarios del software de Semicrol, a sustituir el proceso manual actual, aportando una mejora en la eficiencia, seguridad y productividad de los trabajadores.
Por último, desde otra perspectiva, Fundanet no solo permite la gestión integral de las facturas recibidas, sino que también aporta la posibilidad de realizar envíos automáticos de facturas emitidas a los clientes a través de la generación de un fichero XML firmado, permitiendo su incorporación en la plataforma de FACe. En definitiva, dada la creciente digitalización que está viviendo la económica actual, es imprescindible contar con un software de gestión como Fundanet que permita afrontar estos cambios con las herramientas adecuadas y las máximas garantías.